Svaki događaj, bez obzira na to koliko bio jednostavan ili složen, zahtijeva detaljan plan i organizaciju. Bilo da je riječ o nekom sastanku, manjoj konferenciji ili nekom većem event-u, planiranje i organizacija događaja veoma je važan zadatak. 

Događaj se, inače, može opisati kao javno okupljanje u svrhu proslave, edukacije, marketinga ili ponovnog okupljanja, mogu se klasifikovati na temelju njihove veličine, vrste i konteksta. Važno je istaknuti da su događaji zapravo ti koji stvaraju prilike da se ljudi povežu s nekim područjem, provode vrijeme zajedno, slave i iskuse raznolikost kultura, te potiču ljude na kreativnost i inovacije. Oni omogućavaju da zajednica svaki put iznova oživi, značajno doprinose njenoj izgradnji, načinu života i kvalitetno provedenom slobodnom vremenu. Unapređenje steknutih znanja i sposbnosti, kulturni razvoj, turistička promocija i povećana posjećenost, sudjelovanje volontera, prikupljanje sredstava i gospodarski razvoj samo su neke od prednosti i mogućnosti koju pružaju događaji. I u konačnici najvažnije, događaji u većini slučajeva i postoje da bi poticali na zabavu i živahnosti, što rezultira snažnim osjećajem zajedništva, povezanosti, ponosa i pozitivnih osjećanja kod ljudi, te pokazuje koliko je izuzetno važno da svaki događaj bude pomno organiziran i isplaniran. 

Šta je zapravo organizacija događaja?

Definicija event managementa, odnosno procesa organizacije događaja, je jednostavna: to je proces planiranja i održavanja događaja. Organizacija događaja pomaže i u ostvarenju profita od promotivnih događaja, te u komuniciranju sa publikom, trenutnim kupcima ili saradnicima. Ali kao i za sve ostale stvari koje izgledaju jednostavno, iza organizacije stoji naporan rad, mnogo strpljenja i visoki stepen organizacijskih vještina kako bismo za naše klijente isporučili događaj koji očekuju od nas. No, vrlo je važno prije svega znati koji je značaj organizacije događaja ili event managementa?
Način na koji organizujete i održavate događaje može poboljšati ili oštetiti poslovni ugled i bazu klijenata. Kvalitetna organizacija u velikoj mjeri će olakšati i vama i drugim ljudima koji su dijelom toga, istovremeno možete okupiti određeni broj ljudi na jednom mjestu i tako stvoriti pogodne uvjete i odličnu priliku za učenje, druženje, zabavu ili posao. 

Event može biti svečanost, ceremonija, sajam, sportsko takmičenje, kongres ili seminar, konferencija, izložba, festival ili pak zabava. Sva ta značenja možemo objediniti kroz jedan pojam, događaj. S obzirom na veličinu možemo ih kategorizovati kao megadogađaje (globalne, velike događaje), regionalne, značajne ili manje događaje.

Događaji se mogu podijeliti u četiri grupe u zavisnosti od djelatnosti za koju se sam događaj organizuje:

Proslave (jubileji, smotre, žurke, vjenčanja, godišnjice, rođendani…)
Edukacije (konferencije, sastanci, kongresi, seminari…)
Promocije (lansiranje proizvoda, sajmovi, modne revije, izložbe…)
Ostali događaji (festivali, koncerti, komemoracije…)

Proslava je događaj koji je osmišljen da se obilježi neki važan datum ili da se nešto učini posebnim i ugodnim. Edukacije pružaju priliku da otkrijete nova znanja, tehnike, proizvode i usluge, obrazovni događaji ključni su za razvoj obrazovnog sektora, oni također pružaju priliku za promoviranje i pokazivanje vaših novih ideja. Promotivni događaji dobar su način komunikacije sa sadašnjim i potencijalnim kupcima, jer promocija je pokušaj da se proizvod ili događaj učini popularnim ili uspješnim. A tu ne treba zaboraviti ni ostale događaje koji obogaćuju zajednicu u kojoj su organizirani, pa i organizacija svih ovih događaja mora biti imperativ prilikom same ideje o događaju.

Uspješna organizacija događaja

Prvi korak kod organizacije događaja je stvaranje konkretnih ciljeva (npr. zašto organizirate ovaj događaj i što želite postići). Kvalitetno definirani ciljevi opisani su kao S.M.A.R.T. ciljevi (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time framed – Specifični, Mjerljivi, Ostvarivi, Realistični i Vremenski uokvireni). Bilo koji događaj podrazumijeva zajednički timski napor koji obuhvaća sve pojedinosti i detalje. Kako bi sve to bilo uspješno isplanirano dodijeliti ćemo vam event managera ili upravitelja događaja, kao i druge ljude na pojedina zaduženja, a to su najčešće: upravitelja lokacije (stage agent), tehničar zvuka, content creator, organizator zabavnih sadržaja, voditelj programa, domaćin, sponzori, volonteri i dr.

Organizacija događaja ili event management je dinamično okruženje u kojem se greške ne mogu sakriti, zbog čega one moraju biti svedene na zanemarivi minimum. Bez obzira koliko ste sigurni i koliko ste resursa osigurali za događaj, bilo kakav propust dovodi u veoma neugodnu situaciju. Zato kod planiranja treba biti jako oprezan, precizan, držati se rokova i provjeriti sve na vrijeme kako biste bili sigurni da je posao odrađen upravo onako kako je trebao biti, a Event Tim je upravo ono što tražite, tim koji je vrijedan Vašeg povjerenja i spreman na mnoge poduhvate.

Event Tim u organizaciji događaja 

Za rad u ovom sektoru potrebne su razvijene menadžerske vještine kakve upravo ima Event Tim i naši zaposlenici, te primjena marketinških metoda i tehnika u cilju ostvarenja kvalitetne promocije događaja. Naša stalna prisutnost i praćenje tržišta jedan su od najvažnijih temelja za uspjeh koji Vam garantujemo. Često se ova djelatnost svrstava u one s najvećom dozom rizika i stresa zbog velike međuovisnosti sudionika organizacijskog tima, ali to neće spriječiti naš Event Tim da svojim vještinama stručno i efikasno obavi svoj zadatak, uspješno povezujući sve dijelove tog procesa.

Naš tim osmišljava, prema Vašim potrebama, lokaciju, program i sve popratne sadržaje. Našim radom i trudom dokazali smo da smo spremni na velike poduhvate i rad pod pritiskom, s obzirom na okruženje u kojem se nalazi naše društvo koje trenutno zahtijeva dinamiku, organizovanost i saradnju svih članova u što kraćem i efikasnijem vremenu, garantujemo Vam da je Event Tim kompanija koja će efikasno odgovoriti na Vaše potrebe.

Event menadžeri su odgovorni za planiranje, organizaciju i vođenje cjelokupnih profesionalnih, poslovnih ili društvenih projekata. Oni upravljaju svakim aspektom događaja. Naši event menadžeri će smatrati svoj posao uspješno obavljenim ako dovedu prave ljude, na pravo mjesto i u pravo vrijeme, kako bi svi simultano djelovali prema zajedničkom cilju. Prema tome, pronalaženje ciljne skupine je jako bitan segment ovog posla. Ono što predstavlja izazov je činjenica da niti jedno događanje nije isto i naš organizacijski tim, no metode i tehnike kreativnog razmišljanja su zapravo naše najveće prednosti u tom poslu, u kojem želimo dokazati da smo najbolji.

Mi smo tu da osiguramo da događaj bude što bolje organizovan, ali da ne završi kada se ugase svjetla. Iskustvo koje smo godinama sticali pokazalo je da je bitno tokom trajanja događaja osigurati uspjeh, ali i prepoznati detalje koji se trebaju još više usavršavati. Naš posao prestaje kada usvojimo naučene lekcije i kada naučeno primijenimo, na još veće zadovoljstvo naših klijenata.