Organizacija događaja ili event management

Definicija event managementa, odnosno organizacije događaja, je jednostavna: proces planiranja i održavanja događaja. Ali kao i za sve ostale stvari koje izgledaju jednostavno, iza organizacije stoji naporan rad, mnogo strpljenja i visoki stupanj organizacijskih vještina kako bismo za naše klijente isporučili događaj koji očekuju od nas.

Često, idemo i korak dalje: mi smo tu da osiguramo da događaj bude što bolje organizovan, ali da ne završi kada se ugase svjetla. Iskustvo koje smo godinama sticali pokazalo je da je bitno, tokom trajanja događaja, osigurati uspjeh, ali i prepoznati detalje koji se trebaju još usavršavati. Naš posao prestaje kada usvojimo naučene lekcije, i kada naučeno primjenimo, na još veće zadovoljstvo naših klijenata.

Event može biti svečanost, ceremonija, sajam, sportsko takmičenje, kongres ili seminar, konferencija, izložba, festival ili zabava. Sva ta značenja možemo objediniti kroz jedan pojam događaj. S obzirom na veličinu možemo ih kategorizovati kao megadogađaje, regionalne, značajne ili manje. Za rad u ovom sektoru potrebne su razvijene menadžerske vještine kakve upravo ima Event Tim te primjena marketinških metoda i tehnika u cilju ostvarenja kvalitetne promocije događaja. Naša stalna prisutnost i praćenje tržišta jedan su od najvažnijih temelja za uspjeh koji Vam garantujemo. Često se ova djelatnost svrstava u one s najvećom dozom rizika i stresa zbog velike međuovisnosti sudionika organizacijskog tima ali to neće spriječiti naš Event Tim da svojim vještinama stručno i efikasno obavi svoj zadatak.

Uspješna organizacija događaja

Naši event menadžeri će smatrati svoj posao uspješno obavljenim ako dovedu prave ljude, na pravo mjesto i u pravo vrijeme. Prema tome, pronalaženje ciljne skupine je jako bitan segment ovog posla. Ono što predstavlja izazov je činjenica da niti jedno događanje nije isto, i naš organizacijski tim upravo koristiti to u svojoj prednosti te metode i tehnike kreativnog razmišljanja kao način dokazivanja da smo najbolji.

Prvi korak je stvaranje konkretnih ciljeva (npr. zašto organizirate ovaj događaj i što želite postići?) Kvalitetno definirani ciljevi opisani su kao S.M.A.R.T. ciljevi (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time framed). Bilo koji događaj podrazumijeva zajednički timski napor koji obuhvaća sve pojedinosti i detalje. Dodijeliti ćemo vam event managera ili upravitelja događaja, kao i druge ljude na pojedina zaduženja, a to su najčešće: upravitelja lokacije (stage agent), tehničar zvuka, content creator, organizator zabavnih sadržaja, voditelj programa, domaćin, sponzori, volonteri i dr.

Naš tim osmišljava prema Vašim potrebama lokaciju, program i sve popratne sadržaje. Našim radom i trudom dokazali smo se spremnim na velike poduhvate i rad pod pritiskom, s obzirom da okruženje u kojem se nalazi naše društvo koje trenutno zahtijeva dinamiku, organizovanost i saradnju svih članova u što kraćem i efikasnijem vremenu, garantujemo Vam da je Event Tim kompanija koja će efikasno odgovoriti na Vaše potrebe.

Event management je dinamično okruženje u kojem se greške ne mogu sakriti. Bez obzira koliko ste sigurni i koliko ste resursa osigurali za događaj, bilo kakav propust dovodi u veoma neugodnu situaciju. Zato kod planiranja treba biti jako oprezan, precizan, držati se rokova i provjeriti sve na vrijeme kako bi bili sigurni da je posao odrađen upravo onako kako je trebao biti a Event Tim je upravo ono što tražite, tim koji je vrijedan Vašeg povjerenja i spreman na mnoge poduhvate.

Želite da predstavite novi proizvod ili uslugu, poseban dan ili večer za Vaše najbolje klijente i zaposlenike ili bilo koje drugo događanje? Event Tim će se pobrinuti za kompletnu organizaciju događaja.

Pregled organizacije događaja

Događaji se mogu podijeliti u četiri grupe u zavisnosti od djelatnosti za koju se sam događaj organizuje:

• Proslave (jubileji, smotre, žurke, vjenčanja, godišnjice, rođendani…)
• Edukacije (konferencije, sastanci, kongresi, seminari…)
• Promocije (lansiranje proizvoda, sajmovi, modne revije, izložbe…)
• Ostali događaji (festivali, koncerti, komemoracije…).