Uspješna organizacija događaja
Teško je planirati događaj. Planiranje događaja i organizacija čak i prilično malog sastanka koji uključuje samo pet učesnika može biti pravi izazov, pogotovo ako vam je prvi put, a zamislite tek da planirate veliki koncert.
Međutim, iako planiranje događaja svakako može biti izazovno i teško, ono također može biti vrlo uzbudljivo i svakako je uvijek vrijedno truda.
Šta podrazumijeva pravilna organizacija događaja?
- Počnite što je prije moguće
Zlatno pravilo planiranja događaja je da počnete s planiranjem što je prije moguće. Ako je Vaš događaj relativno velik, onda bi realno trebali početi planirati događaj najmanje četiri mjeseca unaprijed, s tim da je šest mjeseci unaprijed idealniji vremenski okvir. Čak i za manje događaje, planirajte događaj najmanje mjesec dana unaprijed. Događaj, kao što znamo, može uključivati mnogo različitih pokretnih dijelova, tako da ćete ranim planiranjem dobiti više opcija za različite elemente događaja: opcije mjesta, mogućnosti govornika/talenata, opcije sponzorstva, marketinške opcije itd.
- Odlučite o svrsi i ciljevima Vašeg događaja
Prije nego što se posvetite planiranju događaja, vrlo je važno odgovoriti na najvažnije pitanje: Koja je svrha događaja?
U nekim slučajevima to može biti vrlo očigledno, ali u drugim slučajevima možda nije. Na osnovu svrhe događaja možda ćete moći odlučiti o vrsti događaja koji ćete organizirati, ali će to posebno pomoći u diktiranju ciljeva događaja. Postavite svoje ciljeve pomoću mjernih metrika kako biste mogli mjeriti svoj napredak u njihovom postizanju, a također i u osiguravanju uslova koje Vaš tim treba postići.
- Odredite svoj budžet na vrijeme
Spomenuli smo važnost planiranja Vašeg događaja što je ranije moguće, ali je posebno važno procijeniti svoj budžet što je prije moguće. Vaš budžet će diktirati mnogo različitih elemenata Vašeg događaja, tako da, iako ne morate imati sve isplanirano do najsitnijih detalja, važno je barem imati nacrt procjene Vašeg budžeta prije nego što planirate bilo šta drugo.
- Identifikujte svoju ciljnu publiku
Još jedan vrlo važan faktor koji treba uzeti u obzir rano je definiranje i razumijevanje ko je Vaša ciljna publika. Možete definirati svoju ciljnu publiku na osnovu svrhe i ciljeva Vašeg događaja ili obrnuto: identificirajte ciljeve događaja na osnovu Vaše ciljne publike. Ipak, pokušajte prikupiti što više informacija o Vašim ciljnim sudionicima: demografske podatke, ponašanje, a posebno ono što motivira Vašu publiku da potencijalno posjeti Vaš događaj.
S druge strane, također pokušajte identificirati potencijalne prepreke koje bi ih mogle spriječiti da se prijave za Vaš događaj i/ili odaberu konkurentske događaje.
