Organizacija događaja i detalji

organizacija-event-detalji-6

Kada planirate događaj – bilo da je riječ o konferenciji, rođendanskoj zabavi, vjenčanju ili sastanku – možda ćete početi da brinete hoće li biti uspješan. Odnosno, hoće li gosti uživati? Hoće li otići znajući šta treba da znaju? Hoće li prisustvovati budućim događajima čiji ćete domaćin biti? Ako postavljate ova pitanja, već ste na pravom putu.

Ova pitanja ulaze u samu srž uspješnog događaja – iskustvo gostiju. Evo nekih od najvažnijih stvari koje treba imati na umu kako biste osigurali da vaši gosti imaju sjajno iskustvo

Atmosfera – kad organizacija događaja podrazumijeva brigu o svemu

Prvo što će vaši gosti primijetiti po dolasku na vaš događaj je atmosfera. Prvi utisak gosta o nekom događaju često je najjači utisak i zato je ključna prijatna i pozitivna atmosfera. Upravo kroz organizaciju događaja možete isplanirati kako i na koji način će gosti doživjeti Vaš događaj, odnosno kakva iskustva nudite za sva njihova osjetila.

Audio i vizuelni segmenti događaja, čiju produkciju Vam nudi Event Tim, itekako će pomoći u tom cilju, a postoje i brojne druge tehnike i načini kako da doživljaj gostiju podignete na viši nivo i na taj način im pružite nezaboravno iskustvo prilikom posjete Vašem događaju.

Organizacija – efikasnost je Vaš prijatelj

Uspješan događaj ne treba samo izgledati organizovano, da bi bio dobar i upješan on je u osnovi tako i organizovan. Najbolji događaji su pomno planirani i dokumentovani od početka do kraja. U najvećoj mogućoj mjeri održavajte liste gostiju i detalje o dobavljačima ažurnim i organiziranim na način koji je pojednostavljen i sveobuhvatan. Ako imate tim koji radi s Vama, pobrinite se da razumiju detalje događaja i plana, kako biste povećali efikasnost.

Imajte i plan i rezervni plan. Na događajima stvari stalno idu po zlu, ali ne možete dozvoliti da to uništi događaj za sve goste koji su platili ili doputovali ili odvojili vrijeme da budu tamo. Rezervni plan i malo brzog razmišljanja mogu spasiti situaciju i održati događaj tečnim i zabavnim.

Detalji čine razliku

Veće odluke mogu izgledati kao najvažniji dio procesa planiranja događaja, ali detalji čine svu razliku. Stvari kao što su parking, registracija i pristup toaletima su samo neki od ovih detalja koje gosti uzimaju zdravo za gotovo kada su dobro izvedeni, ali zaista mogu ugroziti iskustvo gosta ako postanu gnjavaža. Većina gostiju će oprostiti manju neugodnost, ali previše sitnica može uticati na raspoloženje gosta i uživanje u ostatku događaja. Razmislite o ovim detaljima unaprijed i adekvatno se pripremite kako bi stvari tekle glatko.

Obavljanje logističkih detalja poput ovih može biti najizazovniji dio planiranja događaja i doduše najmanje uzbudljiv, ali se mora učiniti, stoga pokušajte da ne dozvolite da vas preplavi ili da vam oduzme iskustvo planiranja. Ovisno o obimu i budžetu vašeg događaja, možda biste trebali razmisliti o angažiranju profesionalca koji će se baviti ovim detaljima, tako da se možete fokusirati na zabavne stvari.

Podijeli objavu sa prijateljima

Facebook
LinkedIn

Pošalji upit za događaj

Fizička lica nisu obavezna popuniti polje "Naziv kompanije"